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Chancen durch Vereinbarkeit – ein Podcast des NRW-Familienministeriums zum Thema Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Gäste aus Wirtschaft, Politik und Wissenschaft sprechen über konkrete, praxisnahe und innovative Ansätze zur Verbesserung der Vereinbarkeit. In Folge 4 sprechen Moderatorin Dr. Julia Kropf und Jörg Klausch, Geschäftsführer der perbit GmbH, über lebensphasenorientierte Personalpolitik. 

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Herzlich Willkommen zum Podcast Chancen durch Vereinbarkeit des Familienministeriums in Nordrhein-Westfalen. Ich spreche heute mit Jörg Klausch. Jörg Klausch ist Geschäftsführer der perbit Software GmbH. Ein Unternehmen, das sich auf HR-Software für Unternehmen spezialisiert hat, also Software für die Personalarbeit in Unternehmen. Herzlich willkommen, Herr Klausch. Schön, dass Sie da sind. 

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Vielen Dank für die Einladung!

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Ihr Unternehmen bietet Software für den Bereich HR, also für die Personalarbeit, an. Ihr Unternehmen gibt es schon seit 1983, also wirklich schon lange am Markt für so ein innovatives Thema. Und Sie wurden auch schon als Deutschlands beste Arbeitgeber ausgezeichnet im Rahmen von Great Place to Work. Also da kommt sozusagen, das was Sie für andere Unternehme anbieten und das, was Sie selber auch leben, kommt da zusammen. Darüber werden wir gleich sprechen. HR, also der Personalbereich, ist der Kernbereich, der sich mit den Menschen im Unternehmen beschäftigt und Sie sagen auf Ihrer Homepage: Der Mensch steht bei Ihnen im Mittelpunkt – im Unternehmen und in unserer Software. Vielleicht kurz zum Einstieg: Wie lässt sich denn der Mensch im Mittelpunkt eigentlich in Software übersetzen? Das interessiert mich.

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Bei Software geht es halt nicht darum, Mitarbeitende zu verwalten, sondern es geht darum, mit der Software die Personalarbeit zu unterstützen und das kann man eben im Rahmen der Digitalisierung sehr gut bewerkstelligen, indem man eben nicht nur der Personalabteilung, sondern auch den Führungskräften und den Mitarbeitenden, die Chance gibt, mit der Software ihre Personalarbeit zu betreiben. Beispielsweise, indem man Urlaubsprozesse hat, Beurteilungen hat, Hilfestellung kriegt für Vereinbarungen miteinander und damit mehr Zeit hat für die persönlichen Termine untereinander und bestimmte Aufgaben an die Software abgeben kann. 

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Also ist der Schwerpunkt eher eine Art der Dokumentation oder auch der qualitativen Entwicklung in der Personalarbeit?

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Auf jeden Fall auch die qualitative Personalarbeit. Die Dokumentation ist die Grundlage, die braucht man natürlich auch. Heutzutage werden viele Unternehmen nicht mehr eine Papierakte führen wollen, sondern dezentral zum Beispiel auf die Akte zugreifen, indem sie archiviert ist. Sowas bieten wir natürlich zum Beispiel auch an. Und darüber hinaus ist die Software das Hilfsmittel, um qualitativ tätig zu sein.

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Ich habe das ja gerade schon in der Einleitung gesagt: Sie sind auch schon als bester Arbeitgeber ausgezeichnet worden. Wie viel eigenen Erfahrung steckt denn in Ihren digitalen Lösungen? Also ist da sozusagen auch immer wieder dieser Kreislauf von selber umsetzen und erleben in der Personalarbeit und das dann auch Ihren Kunden in Software-Lösungen anbieten können. 

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Sie sagten ja schon, dass wir seit 1983 existieren. Wir haben in dieser Zeit jetzt vier Software-Generationen entwickelt. Und in diesen Software-Generationen stecken natürlich unsere Erfahrungen aus dem einen Unternehmen, aber natürlich auch die Erfahrungen aus den Kundenprojekten, wo wir mit den Kunden zusammen sehr differenziert schauen: Wo sind Anforderungen? Wie wird in der Personalarbeit etwas umgesetzt. Und das wollen wir natürlich dann auch in der Software unterstützen und auf die jeweiligen Entwicklungen bei den Personalthemen eingehen. Insofern steckt da von den Kunden und von unserer eigenen Arbeit viel drin. Und für uns ist es eben die tolle Chance, das Personalthema aus zwei Perspektiven zu betrachten: eigene Personalarbeit und Umsetzung in der Software, damit wir das unseren Kunden zur Verfügung stellen können. 

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Also im wahrsten Sinne auch ein co-kreativer Prozess, der da bei Ihnen umgesetzt wird. 

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Kann man so sagen.

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Wir wollen ja heute im Schwerpunkt auch über das Thema Lebensphasenorientierung sprechen, also natürlich auch vor dem Hintergrund der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Als Geschäftsführer, was verbinden Sie denn so ganz grundsätzlich mit dem Thema Lebensphasenorientierung. Was kommt Ihnen da als Erstes in den Sinn? 

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Sehr differenzierte, individuelle Möglichkeiten für alle Mitarbeitenden. Und das ist ein relativ großer Blumenstrauß, wo man wahrscheinlich lange braucht, da die ganzen Facetten zu erläutern. Und ich glaube, man hat das Thema dann gut umgesetzt, wenn man auf einer Vertrauensbasis für jeden Einzelnen einen individuellen Weg findet. Klar, man brauch Regeln. Und auch die Möglichkeiten müssen bekannt sein, die existieren. Aber ich denke, ein ganz wichtiges Mittel ist, im Einzelfall zu schauen, was ist der beste Weg?

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Sie haben jetzt gesagt, so eine individuelle Herangehensweise, das ist sehr individuell. Aber was sind denn aus Ihrer Erfahrung so die besonderen Lebensphasen, die Sie auch im Unternehmen zu bedenken haben? Also stechen da einige Lebensphasen so quer durch die Belegschaft grundsätzlich heraus? Was sind so die Lebensphasen, die auch für Unternehmen, also für Sie als Geschäftsführung, vielleicht besonders sensibel oder besonders herausfordernd sind?

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Da gibt es sicher einige klassische Phasen. Das ist beispielsweise die Familienphase, wo die Mitarbeitenden auch Zeit brauchen für die Familie und wo es beispielsweise darum geht, auch Teilzeitmodelle anzubieten. Das machen wir zum Beispiel auch für Führungskräfte. Und es geht darum, auch für die Betreuung der Kinder Möglichkeiten zu haben, wenn ein Kind mal krank wird, dass man für diesen Tag dann eine Variante findet oder wenn ein besonderer Termin halt ansteht, dass man das alles irgendwie organisieren kann. Dann gibt es sicherlich die Phase, wo man sagt, ach man hat wieder Freiraum und möchte den auch beruflich investieren, möchte dort mehr machen, dass man dafür Maßnahmen finden kann. Eine weitere klassische Phase ist die Phase kurz vor dem Rentenalter, wo es auch darum geht, flexible Möglichkeiten zu finden, mit der Arbeitsbelastung vielleicht etwas herunterzufahren und trotzdem die große Erfahrung des Einzelnen für das Unternehmen einzusetzen und dort entsprechende Maßnahmen zu platzieren. Und auch, wenn das Rentenalter erreicht ist, muss ja nicht Schluss sein. Und das ist zum Beispiel ein Lieblingsbeispiel von mir: Wir haben einen Vertriebsmitarbeiter, der das Rentenalter erreicht hat, und dann überlegt hat, wie geht es jetzt weiter. Und mit dem haben wir vereinbart, dass er zwei Tage in der Woche weiterhin für uns tätig ist, das Ganze als Hausmeister. Er kümmert sich jetzt um die Außenanlagen, um die Grünanlagen. Wenn ab und zu mal eine kleinere Reparatur notwendig ist, macht er die. Und das ist einfach eine tolle Atmosphäre, dass wir diesen Kontakt noch weiterhin halten können. Ich glaube, er hat eine schöne Aufgabe und hat trotzdem den Freiraum als Rentner auch.

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Ja, und daran sieht man ja auch, wie unterschiedlich auch die individuelle Definition von Lebensphasen ist, mit Blick auf: Wie aktiv bin ich da eigentlich noch? Haben Sie das Gefühl, jetzt bei der Betrachtung der Lebensphasen, dass sich da in den letzten Jahren was verändert hat? Wir haben ja jetzt ein paar Mal schon erwähnt, wie lange Sie ja auch schon am Markt sind. Gibt es da eine Veränderung, wie Lebensphasen gestaltet werden und wie Sie das sozusagen auch in Ihrer eigenen Personalarbeit berücksichtigen?

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Ja, ich denke, da ist ein ständiger Wandel drin. Ich würde sagen, Startpunkt war das Jahr 2005, als die Bertelsmann Stiftung angefangen hat mit dem Audit berufundfamilie. Damals war das noch relativ exotisch. Wenige Unternehmen haben daran teilgenommen. Mittlerweile ist das, würde ich sagen, weit verbreitet in der Gesellschaft. Und wenn ich das zum Beispiel betrachte in Bewerbungsgesprächen, dann war das früher so, dass man selber aktiv das angesprochen hat, weil das nicht vorkam in den Gesprächen, um einfach diese Themen auch anzuschneiden. Heute ist da eine starke Veränderung drin. Bewerberinnen und Bewerber haben das auch auf dem Schirm und sprechen das aktiv an. Also da merkt man schon, dass das Thema weiter verbreitet ist. Und ich denke, aktuell ist nochmal eine besondere Situation durch Corona und die verstärkte Nutzung vom Homeoffice, dass da auch nochmal neue Anforderungen an Vereinbarkeit Beruf und Familie existieren. 

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Vielleicht mal zwei Punkte rausgreifen. Das eine Thema ist Männer und Frauen. Stellen Sie da fest, dass sich sozusagen auch der Wunsch nach einer stärkeren Balance, nach einer stärkeren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, dass das jetzt auch stärker von Männern formuliert wird? Also stellen Sie das fest bei sich und vielleicht auch bei Ihren Kunden-Unternehmen?

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Auf jeden Fall. Bei uns ist es so, dass nicht nur die Mütter jetzt Elternzeit mehmen, sondern auch Väter. Da auch ein aktueller Fall, dass ein Mitarbeiter aus dem Consulting gesagt hat, ich möchte meine Tochter halt ein halbes Jahr lang betreuen. Und dass wir halt dafür auch den Rahmen schaffen konnten, dass es trotz Kundenprojekten und Beratung möglich war, dass der Mitarbeitende dann halt die Zeit hatte, um sich um die Tochter zu kümmern. Und das ist etwas, denke ich, was in der Gesellschaft sich jetzt so etabliert hat, dass da ein gleichberechtigtes Vorgehen existiert. Das merken wir zum Beispiel auch, dass wenn wir für die Elternzeit informieren, dann ist das nicht mehr ein Termin, wo wir jetzt nur mit der Mutter uns unterhalten und das ganze Thema vorbereiten, sondern dann laden wir beide Elternteile ein und dann ist das gleichberechtigt und dann wird halt überlegt, wie man diese Phase am besten gestalten kann für alle Beteiligten. 

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Ein anderer Aspekt, der mit so zu dem Thema Lebensphasenorientierung einfällt, ist auch das Thema Karriere. Also Sie haben ja gerade auch schon die Lebensphasen beschrieben. Da gibt es vielleicht die Lebensphase, da möchte man sich stärker um die Familie kümmern, dann gibt es wieder eine Zeit, wo vielleicht ein bisschen mehr Luft ist. Es gab ja immer so die Vorstellung, bis du 45 bist, musst du das und das erreicht haben in deiner Karriereplanung. Gibt es da auch eine Veränderung aus Ihrer Sicht? Oder wie reagieren Sie darauf, dass da die Bedürfnisse auch flexibler sind, also dass man vielleicht auch mit 47 noch einen Karriereschritt machen kann? Wie stellt sich das in Ihrer Personalarbeit oder in Ihrer Lebensphasenorientierung auch dar?

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Zum einen haben wir gerade für solche Fragestellungen bei uns ein Kompetenzmodell eingeführt. Dieses Kompetenzmodell soll gerade denjenigen Unterstützung bieten, die schon viele Jahre im Unternehmen sind und überlegen, wie ist jetzt meine weitere Entwicklungsmöglichkeit. Und über dieses Medium glauben wir halt auch, allen Beschäftigten über viele Jahre die Chance zu geben, in unterschiedliche Richtungen sich weiterentwickeln zu können. Das muss jetzt nicht unbedingt einen neue Hierarchie-Ebene sein, dass man jetzt Führungskraft wird. Das kann auch fachlich sein. Und damit glauben wir, dass man die Bindung langfristig erhalten kann. Und auch mit einem, ich sag mal, höheren Alter spricht ja nichts dagegen, sich weiter zu entwickeln und zum Beispiel auch eine Weiterbildung zu machen oder zum Beispiel flexibel unterschiedliche Aufgabenstellungen zu haben. Jetzt auch bei uns ein Fall aus dem Unternehmen, wo jemand erst als Programmierer in der Entwicklung tätig gewesen ist und dann die vielen technischen Erfahrungen einbringt, um die interne IT bei uns zu betreuen und dort das Wissen auf andere Art und Weise zu nutzen. Also ich glaube, es kommt wirklich immer auf den Einzelfall an und das Schauen, wo ist der Bereich, wo man motiviert ist, der Spaß macht und wo man auch entsprechende Erfolge erzielen kann.

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Nun ist es ja so in der Personalarbeit, und sicher auch beim Thema Lebensphasenorientierung, nochmal speziell. Sie haben jetzt schon mehrfach gesagt: den Einzelfall angucken, individuell zu schauen, wo sind da Wünsche, Entwicklungsmöglichkeiten, vor welchem Hintergrund finden die gerade statt. Und auf der einen Seite ist es als Unternehmen ja auch wichtig, verlässliche Strukturen und Angebote zu bieten, von denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, ja Mensch, darauf kann ich mich verlassen, dass das hier gemacht wird. Vielleicht können Sie nochmal was dazu sagen, wie dieses Verhältnis, wie Sie das auch sehen, zwischen individueller Begleitung und eben diesen strukturellen Möglichkeiten und auf was Sie da vielleicht auch als Arbeitgeber besonders stolz sind, was Sie anbieten.

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Sie haben vollkommen Recht, man braucht Leitplanken, damit man erstmal weiß, in welche Richtung es gehen kann und so haben wir beispielsweise auch unsere Möglichkeiten alle dokumentiert im Intranet, so dass man nachlesen kann: Welche Möglichkeiten bestehen beispielsweise bei Teilzeit? Wie ist es möglich, ein Sabbatical einzubauen, damit man mal ein halbes Jahr eine Auszeit hat, egal für welches Thema man diese Auszeit nutzen möchte? Und das sind so unsere Arten, wo wir bestimmte Rahmenbedingungen festlegen, aber innerhalb dieser Rahmenbedingungen möglichst viel Flexibilität anbieten wollen. 

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Und haben Sie irgendetwas, wo Sie sagen, da sind Sie besonders stolz drauf, also was Sie anbieten? Oder wo Sie besonders positive Rückmeldungen aus dem Kreis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen?

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Ja, bei den Rückmeldungen ist es relativ einfach. Absolutes Highlight sind die Massagen, die wir halt anbieten. Da wir natürlich viele Arbeitsplätze haben, wo die Mitarbeitenden häufig sitzen, egal ob im Büro oder jetzt im Auto, ist das natürlich eine Maßnahme, um die Arbeitsfähigkeit zu erhalten. Und da kommt dann halt einmal pro Woche jemand ins Unternehmen, in die Standorte und steht uns zur Verfügung für Massagen. Im Moment natürlich durch Corona ein bisschen eingeschränkt, aber das ist aus Sicht der Mitarbeitenden das Highlight. Aber sonst ist das wirklich ein großer Blumenstrauß und da fällt es mir halt schwer, Sachen herauszugreifen. Ich sehe es immer als besonders spannend, sich mit anderen Unternehmen auszutauschen und über Möglichkeiten zu sprechen. Also egal, ob es solche Wettbewerbe sind wie Great Place to Work, berufundfamlie, oder ob es jetzt zum Beispiel aktuell eine Aktion ist vom Familienministerium NRW. Da gibt es aktuell ein Tandem-Projekt und da sind wir jetzt auch mit dabei und haben jetzt ein Tandem-Unternehmen, was eine gleiche Größenordnung hat, und wo wir uns einfach über ein Jahr jetzt austauschen: Was macht das eine Unternehmen? Wie kommt das an? Was kann man von dem anderen Unternehmen noch lernen? Und das, glaube ich, ist eine Grundlage, um da ständig am Ball zu bleiben und neue Ideen einzusammeln, neben natürlich dem Befragen der eigenen Mitarbeitenden, wo natürlich auch immer wieder neue Sachen kommen und wo man schaut, wie man sowas umsetzen kann. 

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So zum Thema Lebensphasenorientierung nochmal: Würden Sie sagen, dass das auch eine Chance ist sozusagen, die eigene Beschäftigungsfähigkeit zu stärken? Sehen Sie das auch sozusagen als solches Element? Also im Sinne von: Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stärker in der Balance sind, stärken Sie sozusagen auch Ihre Resilienz?

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Auf jeden Fall. Ziel muss es ja sein, langfristig arbeitsfähig zu sein. Und das geht aus meiner Sicht nur, wenn diese Balance vorhanden ist, wenn man auch Maßnahmen hat, die über das eigentliche Arbeiten drüber hinaus gehen.

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Wenn wir jetzt nochmal so in die Zukunft gucken: Was würden Sie denn sagen, was sind jetzt so die besonderen Herausforderungen zukünftig in der Personalarbeit, und vielleicht auch mit Blick auf Ihre HR-Software-Lösung? Also das geht ja so ein bisschen Hand in Hand. Sie müssen da ja auch drauf reagieren. Was sind so die Herausforderungen der Zukunft, die Sie da sehen?

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Also eine, hatte ich vorher schon ganz kurz angesprochen, ist die Digitalisierung, mobiles Arbeiten, Homeoffice, dass nach Möglichkeit alles dezentral zu einer beliebigen Zeit möglich ist. Wenn ich da zum Beispiel an das Thema Weiterbildung denke, dann werden Seminare vor Ort weniger werden. Es ist der Bedarf da, dass man zu einem beliebigen Zeitpunkt die Lernthemen selber bestimmen kann und beispielsweise bedarfsgerecht sagt: Jetzt möchte ich mal eine halbe Stunde investieren, in der nächsten Woche ist es mal eine weitere Stunde. Und das sind so Themen, die natürlich auch in der Software abgebildet werden müssen, dass man da entsprechende Prozesse integriert, dass sich die Mitarbeitenden selber anmelden können für Webinare und damit mehr Freiraum haben, wie Sie Weiterbildung leben wollen.

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Also es geht alles in Richtung mehr Flexibilität, die aber natürlich auch irgendwie dokumentiert werden muss, wenn ich das richtig verstehe, und aber auch das Ermöglichen von noch mehr Eigenständigkeit und Selbstwirksamkeit, ne, oder? 

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Ja, ja. Kann ich so hundertprozentig unterstreichen.

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Habe ich etwas vergessen, Herr Klausch? Ist Ihnen noch etwas besonders wichtig, was wir über Ihr Unternehmen und das, was Sie Schönes für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter machen, habe ich etwas vergessen, wollen Sie noch etwas loswerden?

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Vielleicht nur so ein Grundthema, was mir ganz wichtig ist in der Unternehmenskultur, aber natürlich auch beim Thema Beruf und Familie: Das ist Vertrauen! Ohne Vertrauen, glaube ich, wird man, egal welche Maßnahmen man entwickelt, das nicht erfolgreich umsetzen können und mit dieser Grundlage, glaube ich, kann man die Themen dann gut angehen.

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Ich bedanke mich ganz, ganz herzlich für den Einblick in Ihr Unternehmen. Ich glaube, Sie haben viele neugierig gemacht, sowohl was Sie selber machen, als auch, was Sie für Ihre Kunden anbieten. Vielen, vielen Dank, dass wir da ein bisschen reingucken konnten, Herr Klausch!

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Ja, auch Dankeschön von meiner Seite. Und falls dann beim Zuhören vielleicht der ein oder andere dieses Thema spannend findet und auch der Meinung ist, dass man sich da austauschen sollte, perbit steht auch für einen Austausch gerne zur Verfügung. 

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Ja, vielen Dank. Schönen Tag noch!

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Ebenfalls! Tschüss!

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In dieser Folge unseres Podcasts hat uns Jörg Klausch, der Geschäftsführer der perbit GmbH, berichtet, wie in seinem Unternehmen die lebensphasenorientierte Personalpolitik umgesetzt wird. Mit flexiblen Regeln sorgt dieser Ansatz dafür, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Anforderungen des Berufs und Ihre persönlichen Lebensbedingungen unter einen Hut bekommen – in jeder Lebensphase. Und davon profitieren alle.